這篇文章的題目，看似非常學術性，其實祇是日常發生的事情，都是行家門的經驗，我們祇不過是加以整理，分階段報告，方便讀者去參考。希望不會令您望而生畏，希望讀者多多回應，糾正錯處，或將您們的經驗與大家一超分享。
記得９７年中每日成交４６０億的日子嗎？您相信效率是多麼的重要嗎？為甚麼一些行家要通宵工作，另一些祇是稍晚回家呢？
舉一簡單的問題作例子，您認為後勤系統是否一定要在Dealing收市後才將交易記錄輸入電腦呢？為甚麼不在完成交易後隨即入單呢？上午收市即可印出交易資料，交由交易員核對，而下午亦採用完成交易即時入單的方法。那麼在全日收市後，後勤系統亦同時完成輸入工作，隨即可以印出Contract Note、Statement及報表。
全體員工這不是可以早些完成當天的工作，還有充裕的時間來追交收或追孖展嗎？今天的工作今天完成，是可以的！
上述安排,己有很多成功的例子，請不要置疑他們的交易量，例子中常有成交量每日常達九位數字的公司，甚至接近十位數字呢！拒絕採用這方法，原來多數是觀念守舊的職員，不敢求變,
成功說服了他們，會令他們不用太辛苦也可以令公司賺錢。
較新的工具,當然是採用電腦輔助交易指示管理系統(參考D3/E3),AE可在原位查閱客戶狀況,輸入ORDER至盤房,DEALER輸入終端機(MWS/Terminal User),在市場配對後,結果可透過Printer
Sharer傳回AE位置,即時可以覆客. 如果採用CAMS/Enterprises版之OG/BSS系統，更提供即時在市場交易的功能，無論任何一種POP的交易系統，都已做到在收市後即經由系統處理的交易,自動輸入後勤系統,即時處理買賣單等文件處理了.
成功的原因不止於懂得選擇適當的交易及交收系統，更要注意運作瓶頸的疏導。
一些運作瓶頸的疏導例子
每天都要收取中央公司發出的報表，全部印出約需要兩小時，選擇採用中央公司提供的
Overnight
Download Report功能，將收取報表的工作，由電腦在晚上自行收取，這不是可省下員工白天的時間來做其它的工作嗎？而且該項服務是免費的，何不馬上申請，即學即用呢！
平日行家門都需將公司的存貨與中央結算公司系統內的存貨對數，如需把報表印出來核數，則先要由中央系統終端機印出存貨報表和待後勤系統印出存貨表後，再以人手核對，大家可以想像要花多久時間才完成一次的核對工作。因此以電腦來核數，可說是必然的選擇，祇要選用名為ＥＰＳ的系統即可(SB-2), EPS功能,.（此系統不是銀行的易辦事系統）。
由於法例上不允許動用客戶的存貨做交收，所以証券公司一定要將中央結算公司內０１戶口的股票存貨，按持有人應屬的戶口撥到其相關的戶口內。例如０３戶口是存放一般現金客戶的存貨，０４戶口存放孖展客的存貨。如果有投資者個人戶口，更要按個別戶口調撥。撥入當然也有撥出的工作。撥出是要作沽貨時之交收，每日重覆此等工作，真的又繁覆又易發生錯誤。還好中央結算公司接受Batch File Upload，祇要行家們有ATI
Batch Upload系統(SB-22)，即可自動完成以上工作。
ATI
Batch Upload，及SI
Batch File Upload都是中央公司提供的方便功能，兩者任由証券業行家依需要作選擇。增加此等功能，中央公司都是免費的提供的，尤其要配合”投資者開設專有戶口”。
在股票行來說，SI工作量可能會大增。因為屆時客戶的交收，不是用ATI調撥而是用SI來存取的。如果要採用SI Batch Upload系統(SB-7)，即時擁有仿似ATI Upload般的方便性，不用呆在終端機前，一一以人手作輸入及核對才能作SI的工作。
在９８年２月，中央公司接受
Corporation
Communication Recipient Batch File
Upload，採用自動化系統CCR系統(SB-26)，用法很類似ATI File Upload，申請Corporation
Communication Recipient Batch File
Upload Service 也是免費的功能，如果讀者仍用人手將投資者的地址一一輸入到中央系統的終端機的話，我肯定你浪費了不少寶貴的時間。
工作效率的研究，不止是選購適當的電腦系統那麼簡單，公司的策略也是很重要的。例如証監已批准使用綜合結單與成交單（Combined Statement of Account and Contract Note）來代替買賣單及結單，而且可以代替收條。試想想這個安排，把原來要印四類文件的工作改為祇要印一種即可，省卻列印的工作外，更省卻夾單、比對和計算等工作，而分發及郵寄的成本亦相對減少，這是POP系統的(SB-25) 。
如果大家細心計算，可知以上每一類工作都是無可避免的。而採用適當的程式系統後，每天為您省卻多少工作時數，就不得不承認有其好處了。每樣工作都用電腦並不是要減少人手，而是要員工做那些有用的工作，例如核對交收、追補孖展等工作。
防錯工作注意
提高工作效率，在防錯工作上亦要注意，以下一些建議，相信對讀者非常有用。
認識業務要求，人定勝電腦。大家都知道不用電腦，根本不可能處理証券業的龐大資料處理，我門說人勝電腦，是強調人的重要，認識業務要求，更加重要。証券業不地斷發展，多年的經驗。如果一成不變，今天可能會不合時宜。
例如T-DAY沽貨，T+1入貨，還有少數人士以為沒有問題，其實已經影響多方面的交收工作，技術上己犯了沽空的錯誤了。
當大家以為T-DAY買入股票，在T+1沽出就沒有問題時，問題就發生在理論及實際有時差，仍有可能產生交收不足問題。例如買入的未完全收集齊全部數量，即產生不足數量作沽貨交收的現象。
採用電腦撥倉（ATI），即使在中央系統完全收齊貨，時差效果尤其明顯，因為在T-DAY買入的股票。電腦要在中央系統收到貨（即T+2，但要在T+3才憑中央公司報告確認已收股票）後，才撥到所屬客戶之戶口。
以上例的情況，T+1沽貨就成為記錄上欠貨的現象，認識時差的影響，祇要以人手作ATI，即可解決問題。這就是我們所說的－人不可少的原因。
注重員工訓練：
從事証券業的人員，很多時升職後已離開原職，未能將日常運作的經驗傳授與新同事，在不明原理的情況下，新人祇有依序進行，發生問題亦不自知，待查出時要花很大的力氣才能解決輕微的問題。
員工訓練，真的很重要，更應包括訓練使用電腦、訓練對市場資訊的敏感、訓練其對品德的素養，品德的素養，也作要求，看似”無厘頭”，其實是對公司的實力培養。
我們看到很多成功的人士，當年也是從交收文員做起。如果訓練時不包括品德上的要求，您放心讓他們升職處理客戶的投資嗎？
太遠的不講了，很多人以為按序使用電腦一定沒事，卻疏忽了意外時之應變，當然事情不可能一一說清楚，但平日讓員工多了解電腦，是非常有效的。
一些常見的例子是Backup時，電腦明明提示Backup失效，員工卻按序做其它工作，沒把處理意外時的應變工作，作為其應有的工作態度，當然他們不是故意的，祇是習以為常，錯了亦不自知。
Backup這類小問題，往往在出現了問題要作補救時，才知道其重要性。例如監察科來查閱資料時，才知當日之Backup失效。很多管理人員，亦對此疏忽注意，屆時大叫大嚷，要系統供應商設法，讀者大概明白那是不可能辦到的。
分工要有協調人
証券行分工很多，本來作好安排，卻產生了最常見的協調問題，即當發生非經常的事故時，因為明細分工，令整間公司沒有一人知道該如何處理。
例如某天一些電腦不能接上網絡，原來是Server停了，卻因為電腦硬件與系統軟件是由不同的供應商供應的，系統供應商無法在網絡上協助，因為網絡已被分區，依分工限制了使用者權限，而網絡Supervisor之密碼已不知誰人持有，結果弄得非常混亂，後果自然不可想像。我們建議分工應該採取小組管理，工作一定要多過一人了解情況，例如資料輸入者應與資料核對者分開人士處理。尤其重要的是輸入交收資料，輸入員應憑會計部核對收妥款項才在系統標註己作交收，會計部應核對輸入員的工作，確保沒有大意錯漏，若未收當作已收就釀成公司損失了。
網絡管理概括
網絡管理方面，應採取部門專用網絡，避免交收部資料洩露到其它部門，如此安排亦可以簡化網絡的權限設定，事實上如此安排，成本亦低，管理容易，使用上亦更方便。當然，公司龐大及人數多時，管理大型網絡，應當設專人管理，如無法安排可靠的人手，倒不如儘量將網絡簡化，各部門自行管理部門電腦，配合系統軟件內置管理功能，使用時便更加可靠。
選擇電腦及軟件系統
我門對電腦的理念，是將電腦視作生財工具，供人們使用，使用電腦亦不忘人員參于的重要性。
選用電腦，要有配合的人才，作為處理特殊情況下應變安排。購用大型電腦，
自然少不了全職的專人協助維護電腦。反之採用小型電腦，功能已經非常強大，而因為維修容易，不用專業人員處理日常運作，漸成選用的主流。但使用者應有一定常識，否則會有‘錯而不知’的情況發生。
系統維護及資料維護
有甚麼比信任自已更可靠呢？如果在系統維護及資料維護上能夠自助，的確比依賴別人（包括系統供應商）更好，而且您是辦得到的。讀者都明白到，系統的基本功能，一定包括資料儲存及讀取，如果使用者切實施行，並且留意電腦提示，遇有Backup時因儲存空間不足或其它原因而失效，應即時找出原因，或向供應商要求協助。如果能夠掌握這類工作，上述所謂的自助責任已經完成。不是很容易嗎？
其它的自助項目，包括每天清潔桌面或電腦時，要小心各種的連接線，尤其是網絡線，不小心弄至鬆脫，有可能令到整個網絡停頓。現時的電腦已經很可靠，問題往往在日常的小事情上影響正常運作，當讀者了解實情後才知道不過如此，相信您也有信心自已處理一些基本維修工作。不必等侯技術人員到來，浪費寶貴的工作時間。讓自已解決電腦問題，您會感到自豪，日漸您將會成為專家呢！
同事間交流及向供應商反影意見工作上遇有困難，應先與同事相討，因為大部份問題已前已發生過，亦有對策。用交流方式分享同事的經驗，是培養人才的最佳方法。真的遇有運作上的問題，當然要向系統供應商要求協助。
小心，要找對查詢對象。
例如往聯交所File Transfer時遇到困難，要先查核本身電腦是容量不足導致接收失敗。記得File
Transfer失敗時，可能要向聯會要求Reset才可再次接收。又因為接收時間有限，反覆尋找協助後，可能過了時間，無法再 Transfer。最保障的方法是立即向聯會申請磁片檔案，取代File
Transfer此舉令其它工作可以繼續，留有時間追尋答案。
File
Transfer有問題時，可嘗試收 Closing Price，如果後者成功，與聯會的聯線應該OK，問題應在其它地方。
記得一點，完成File Transfer並不是完成所有工作，還要將收到的檔案，用後勤系統的Capture功能輸入，才可以與客方交易拍數。
讀者也知道，與中央公司聯接時，遇有問題可以打熱線尋求協助。上述電腦是容量不足的情況，亦會導致Down Load Report發生困難。所以讀者懂得經常檢查電腦的容量，上述的問題就可以避免。
聯線上沒有問題，其它的是時間問題，例如 Corporation Communication File Upload祇可以在每天的一段時間內做Upload，錯過了自然會失敗。不過，可以改天再試。另一些情況是Upload時一定要打上Reference，任何內容都可以，但留空即會令Upload失敗。
最近中央公司推出C3T系統上仍運作，如果貴公司改用新系統，部份附件系統可能要作相應修改，讀者可要求配合該版本附件系統。
Upgrade 電腦程式
市場情況日新月異，電腦系統亦要作相應的更新，才能追得上需求。
例如中央結算系統推出投資者個人戶口，Report
Download 變成30多個報表，您原有的系統能否查閱所有報表呢？
交易厘印費，要將”毫子”位進為『元』位,你的系統又準備妥當了嗎？有些供應商要您提出才作出程式修改，另一些有規模的系統供應商則提供免費升級服務。些等服務，已包含在保養費之內，所以使用者考慮費用支出之同時，應將此類服務一並考量。
分行的工作效率
証券行業日漸普及化，由現在一牌可設多分行的趨勢看來，証券行有擴散全港各區的趨向。如果增加分行，則要在總行增加人手配合，成本可能難以控制，採用分行專用的系統，除了可以作客戶資料監察外，更可將分行交易在分行完成輸入的工作，收市後才傳送到總行，合併一起拍倉出單，總行祇要增加資料傳送的設備，以原有人手，即可處理多分行的業務了，效率的表現，顯然易見！
分行系統, 有Batch File 傳送方式, 直接聯繫方式, 後者成本稍高(多用電腦),但較全面及真可做到即時反影實況.
最徹底當然是採用電腦輔助交易指示管理系統。
將前台交易系統與後台結合
這是AMS3推出後很自然的想法，但採用的模式卻不是一成不變。我們強調穩健，我們追求的是要變好而不是變成自己的負擔。
很多人投資了很大的系統，卻不能發揮，因為業務不能配合，我們總不應該幻想有了系統就等於有了生意，您個人的關係及您的經紀仍然是您的客戶基礎，加入新系統及將業務上網，祗能視為提高效率。
AMS3交易權的限制
所以當貴公司祗有一個交易權時(Trading Right)，您不應選擇OG/BSS，因為當BSS有事時，您是無法應付的，您的系統供應商亦不可能負責引起的後果。
如果您擔心在營業方式上落後他人太多，您應該選用MWS，因為交易所已為MWS安排了ORS，可以在網上接受客人的交易指示，覆盤及查核交易狀況等，當然您還是要用人手輸入市場。
如果您認為POP的態度保守，或者POP對BSS沒有信心，那麼決定權仍在您手上，POP的OG/BSS系統，仍然是市場上最穩定的，我們提供的服務質素，再以交易場的終端機為後備，您決定選用CAMS作為您的交易系統，亦是精明的。
您如有多個交易權，就可選了OG/BSS，仍然要保留一個用在MWS作應變。
POP的OG/BSS交易系統，已經配有大利市機，您是否要在其他資訊機上作支出，已經是您的選擇權了．
結論
証券業一度出現悲觀的言論，說小經紀將會日漸被淘汰。事實上未必如此，大行的成本控制比細行困難，遇上金融風暴的時候，大行的困難就更大，不論大行或小經紀, 如何做到控制成本，滿足客戶, 才是生存及創富之道。
今後証券業會更普及化，競爭更大。另一方面，監管亦會更多，如何在效率及成本控制上取得成就，就是業務成功之道。
***全文完***